Krijgen jullie ook elke dag zoveel mails? Ik worstel me dagelijks door vier mailboxen. Mijn werkmail zorgt voor het grootste aantal bericht. Daarnaast is er mijn persoonlijke mailbox, eentje die ik deel met Mister Fabuleus en een die gelinkt is aan mijn blog.

Ik ben zelf een grote fan van mailen. Iedereen leest het wanneer ie goesting heeft, antwoordt wanneer er tijd is. Met een telefoontje is de kans toch groter dat je iemand, met je lullige vraag, stoort terwijl die net iets belangrijkste aan het doen is.

Maar met deze 9 tips kan je een stuk efficiënter mailen en houden we het leuk voor iedereen!

  • Mails zijn ideaal om korte berichten te delen. Probeer dus de boodschap in het onderwerp te zetten en gebruik maar tussen de 5 en 7 worden. Je bespaart er veel tijd mee en ook de ontvanger moet niet nodeloos emails lezen. Gebruik ook de afkorting EOM (End Of Message) om aan te geven dat er geen verder inhoud in deze mail zit.
  • Check je mail niet nutteloos, maar spreek met jezelf 3 momenten per dag af. Ik ben hier zelf vreselijk slecht in. Ik zou de hele dag door kijken of ik nieuwe mailtjes heb en ze liefst ook nog meteen beantwoorden. Maar het is veel efficiënter om bijvoorbeeld om 10u, kort na de middag en een uur voor je naar huis gaat, je mails te checken. Alles wat je binnen de 2 minuten kan beantwoorden doe je meteen, al de andere taken zet je op je to do-lijstje. Ik ga deze regel alvast invoeren vanaf morgen.
  • Vraag aan de afzender van je mail altijd tegen wanneer het antwoord nodig is. Noteer in de mails die jezelf stuurt ook altijd tegen wanneer jij meer nieuws zou willen hebben. Kort voor de deadline kan je dan altijd nog even een reminder sturen. Lukt het je niet om een deadline te halen, laat dat dan ook tijdig weten.
  • Probeer zo weinig mogelijk mensen in cc te zetten. Doe het enkel wanneer iemand de info echt nodig heeft of er expliciet om gevraagd heeft. Als je vindt dat sommige mensen je telkens in cc zetten terwijl dat eigenlijk niet nodig is, dan kan je hen daar altijd vriendelijke attent op maken.
  • Merk je dat er een hele conversatie ontstaat bij een bepaalde mail? Te herkennen aan veel over en weer gemail met telkens nieuwe vragen. Neem dan gewoon even de telefoon en bespreek het eerst op die manier. Daarna kan je alles wat afgesproken is nog even op mail zetten om het te bevestigen en duidelijk te maken voor iedereen.
  • Ga op zoek naar applicaties waarbij je een conversatie kan voeren zonder mails te sturen. Ik ben bijvoorbeeld fan van Messenger van Facebook, of gebruik op het werk Lync om met collega’s te communiceren.
  • Laat je niet afleiden door je mail. Zet het geluid uit, zorg ervoor dat er geen venstertje met info over de mail verschijnt en vermijd zelfs dat er een envelopje in je balk onderaan verschijnt. Zo kan je rustig doorwerken terwijl de mails binnenkomen. Ook handig trouwens is je mailbox offline zetten. Zo kan je aan de slag met de mails in je mailbox, maar komen er geen nieuwe berichten binnen.
  • Probeer zo weinig mogelijk zware bestanden te versturen. Ik word er zot van als ik tientallen mails krijg met word of excel documenten die dan meestal nog eens zijn opgeslagen op een schijf die toch voor iedereen toegankelijk is. Stuur in dat geval enkel de link naar die map door, of werk met een share point op het internet. Google Drive of Dropbox zijn daar heel handig voor.
  • Last van teveel mails? Probeer er dan ook zelf minder mails te versturen, want voor elke mail die je stuurt krijg je zo goed als zeker ook minstens 1 mail terug.

Op vrijdag 27 november is het opnieuw E-mailloze Vrijdag. Misschien een beetje drastisch om meteen een hele dag geen enkele mail te versturen, maar wel een ideale dag om deze tips eens uit te proberen. 

Wat voor mailers zijn jullie? En hoe houden jullie je mailbox onder controle?